بمنصة إلكترونية متجددة، وبكوادر وطنية شابة، يدار برنامج ضيوف خادم الحرمين الشريفين لأداء الحج والعمرة والزيارة، حيث تضم منظومة متكاملة من الكوادر العلمية والإدارية والفنية، تعمل بنظام إلكتروني دولي بعدة لغات لتجويد الخدمات المقدمة للحجاج وتسريع الإجراءات وتمرير المعلومات.
ويهدف النظام الخاص إلى تكوين قاعدة بيانات مركزية تشتمل على كل البيانات الخاصة بضيوف البرنامج، إضافة إلى توفير حزمة من التقارير والإحصائيات المساندة لأعمال البرنامج، وللقيادات العاملة في إدارة الضيوف، والكوادر العاملة.
ويتولى البرنامج تسجـيل بيـانات الدول المرشـحة، والأعـداد المعتمدة لكل دولة، مع تمكين السفارات ومكاتب الدعوة بالخارج من استخدام النظام لتسجيل بيانات مرشحيها مع تدقيق البيانات، واعتماد المرشحين.
ويختص البرنامج بأعمال تنظيم رحلات الوصول والمغادرة، وتسجيل جميع بيانات رحلات الطيران الخاصة بضيوف البرنامج، إضافة إلى تسجيل بيانات السكن المخصص لضيوف البرنامج (بمكة المكرمة والمدينة المنورة والمشاعر المقدسة)، كما يسهل للعيادة الطبية العاملة تقديم الرعاية الصحية لضيوف خادم الحرمين الشريفين من تسجيل التشخيص والعلاج للمرضى أثناء فترة الاستضافة.
ويقدم البرنامج أيضاً خدمات تسجيل بيانات فرق العمل في البرنامج، وكذلك تسجيل بيانات الشركات الخدمية، وفرق العمل التابعة لهم، مع طباعة كشوف الحجاج وتقديمها للجنة النقل والاستقبال ومسؤولي الحافلات، وطباعة بطاقات الحجاج، وأعضاء اللجان الرئيسة، والمساندة.. ويتولى النظام طباعة كشوف الهدايا، وعمل التقرير اليومي لسير أعمال البرنامج خلال الحج، وتمكين المسؤولين بالوزارة من الاطلاع عليه من خلال النظام، إضافة إلى تسجيل حركة الطلبات بين اللجان المختلفة وتوثيق إجراءات الاعتماد.
وأضاف الفريق المشرف على البرنامج، خدمات التواصل مع ضيوف البرنامج بعد عودتهم إلى بلدهم الأم، وذلك من خلال إعداد قوائم بوسائل الاتصال الخاصة بهم (بريد إلكتروني، الهواتف الخليوية)، وتصنيفها حسب الدولة واللغة.